Category Manager è la nostra soluzione software per agevolare gli utenti aziendali nel processo di classificazione degli oggetti all’interno di progetti Microstrategy. In questo articolo spiegheremo le principali funzionalità, le modalità d’uso e i vantaggi derivanti dall’utilizzo di Category Manager.
Il problema della mancata organizzazione aziendale
Diverse aziende che in passato hanno adottato Microstrategy come piattaforma di Business Intelligence, si trovano oggi a navigare tra centinaia, se non migliaia, di documenti, report, metriche e prompt spesso con elementi duplicati o ridondanti.
Questo è particolarmente vero per quelle realtà in cui l’IT ha delegato il processo di pubblicazione dei report agli utenti di business.
È inevitabile, infatti, che nel corso del tempo e delle persone che si sono avvicendate nell’azienda, sia accaduto di creare, per esempio, un nuovo report pubblico, partendo dalla copia di uno esistente, per la necessità di avere qualche campo in più da analizzare.
Spesso è stata anche una questione di tempo: laddove serviva prendere una decisione, si è scelto la strada più veloce per avere subito supporto dai dati.
È altrettanto inevitabile che gli sforzi fatti per mantenere i report organizzati per ambiti, uffici e funzioni secondo l’attuale configurazione aziendale vengano spesso vanificati da riorganizzazioni aziendali che accorpano e scorporano funzioni, riassegnano mansioni e competenze, rendendo così antiquato il sistema di organizzazione dei report stessi.
Così il proliferare continuo di nuovi report e documenti e i tentativi saltuari di aggiornare la loro organizzazione nelle cartelle di progetto, ha reso sempre più complicata la vita di tutti gli utenti aziendali: è diventato difficile ricercare le informazioni che servono, le cartelle si sono moltiplicate all’infinito e i responsabili dell’IT hanno perso la voglia di governare questo processo.
Category Manager: la soluzione software per la governance e la classificazione degli oggetti Microstrategy
Per risolvere questa problematica, abbiamo progettato e realizzato Category Manager, un’estensione della piattaforma MicroStrategy, il cui fine ultimo è duplice:
- mantenere sotto controllo la generazione di nuovi oggetti sollecitando chi li crea a classificarli attraverso l’assegnazione di categorie, tag e metadati;
- rendere agevole aggiornare la loro classificazione mantenendola allineata alle mutate organizzazioni aziendali.
In questo modo, gli utenti, deputati alla creazione di oggetti pubblici, sono maggiormente sensibilizzati dato che il personale IT viene notificato alla generazione degli oggetti in Microstrategy.
Inoltre, superati i criteri di ricerca nativi di Microstrategy, gli utenti dispongono di un pannello integrato di riclassificazione e ricerca da cui aprire direttamente gli editor per modificare gli oggetti oppure eseguire report e documenti.
Introduzione all’applicazione Category Manager
L’applicazione si configura attraverso la creazione di un progetto Microstrategy dedicato. Gli utenti dispongono di un documento Microstrategy per visualizzare i propri oggetti (fig. 1) e procedere alla loro classificazione (fig. 2).
I criteri con cui classificare gli oggetti, la parametrizzazione delle categorie, i tag, ecc. sono naturalmente configurabili dall’amministratore del sistema.
Una seconda interfaccia, abilita la ricerca degli oggetti, sfruttando i criteri di classificazione precedentemente impostati, estendendo la ricerca all’interno di un progetto o di più progetti aziendali (fig.3).
Un aspetto molto importante riguarda la sicurezza: l’applicazione integra le regole di sicurezza definite sugli oggetti in Microstrategy per cui rende visibile agli utenti solo gli oggetti a cui essi hanno accesso.
Nell’esito della ricerca, l’utente trova il link per richiamare gli oggetti di interesse e di lanciare gli oggetti indipendentemente dal progetto in cui sono contenuti (fig. 4).
L’applicazione dispone, infine, di modulo back-end, completamente configurabile, che monitora le cartelle prescelte e si attiva periodicamente per rilevare l’eventuale presenza di nuovi oggetti non classificati.
In caso positivo, invia una notifica via email al proprietario dell’oggetto per sollecitarne la classificazione. Analogamente, l’amministratore del sistema, riceverà il consuntivo via mail per tutti gli oggetti da classificare.
Conclusioni
In conclusione, Category Manager si presenta come un’applicazione semplice da configurare e facilmente utilizzabile dagli utenti.
Il layout è essenziale ma particolarmente curato per guidare l’utente in ogni operazione.
I vantaggi principali riscontrati dagli utenti sono quello di disporre di un’unica interfaccia per gestire i propri oggetti, senza dover più navigare all’interno delle numerose cartelle predefinite, e di potervi accedere “saltando da un progetto all’altro” con un solo click.
Per il reparto IT, i benefici maggiori sono sentiti a livello di governance: l’incremento della condivisione della conoscenza tra gli utenti e l’aggiornamento periodico sui nuovi oggetti creati permette di “mantenere una maggiore interazione con gli utenti” e di intervenire prima che gli utenti creino qualche oggetto di troppo.